Какво трябва да направи една организация, когато качеството на нейните продукти се влоши или пък клиентите са недоволни от нещо?
Изобщо, как трябва да се реагира, когато в организацията е налице очевиден проблем, който спъва нейната ефективна работа?
Под името “Цикъл на Деминг” е популярен модел от четири стъпки, с чиято помощ организациите могат да разрешават свои проблеми, в търсене на начини за по-високо качество и непрекъснато усъвършенстване.
Цикъл на Деминг
Цикъл на Деминг” е наименование на модела, разработен и популяризиран през 50-те години на XX век от Уилям Деминг – баща на т.нар. “Тотално управление на качеството”.
Моделът е известен още като “Колело на Деминг”, както и с абревиатурите PDCA (Plan-Do-Check-Act) или PDSA (Plan-Do-Study-Act). Самият Деминг е наричал модела “Цикъл на Шухарт”, в чест на Уолтър Шухарт, който е бил ментор на Деминг и е разработил първоначалната идея на модела през 20-те години на XX век.
Цикълът на Деминг представлява последователност от четири стъпки за непрекъснато подобрение на процеси и продукти или за разрешаване на проблеми. Стъпките са:
- Планиране (Plan) – определяне на проблемите, разработване на хипотези (варианти за действие) и решение кои от тях да се тестват.
- Изпълнение (Do) – тестване на възможни решения в ограничен мащаб и измерване на резултатите.
- Проверка (Check или, както предпочитал Деминг – Study) – проучване на резултатите, измерване на ефективността им и решение коя от хипотезите да се подкрепи и приведе в действие.
- Действие (Act) – прилагане на най-успешното решение.
Четирите стъпки от Цикъла на Деминг са представени на диаграмата по-долу.
Фокусът на Деминг е върху прогнозиране на резултатите от усилията по подобряване на ситуацията, изследване на резултатите и актуализиране на теорията (писмените предписания) за действие.
Четирите стъпки от Цикъла на Деминг се повтарят отново и отново и това е процес, който никога не спира. Поради това някъде този модел може да се срещне и като “Спирала за непрекъснато подобрение”. В концептуално отношение моделът е близък до японската идея за “Кайзен”.
Да разгледаме по-подробно четирите стъпки от Цикъла на Деминг (PDCA).
1. Планиране
При разрешаване на някакъв проблем, Планирането е първата стъпка от Цикъла на Деминг.
Тук е нужно да се идентифицира и разбере проблемът. Може да се окаже, че това е възможност, от която организацията да се възползва.
На този етап се събира и анализира информация, генерират се идеи и се определя кои от тях са най-подходящи за тестване. Определя се кой, за какво и как ще отговаря в последващата стъпка, къде и кога ще се приложи тя.
2. Изпълнение
Изпълнението е втората стъпка от Цикъла на Деминг.
Тук се има предвид тестване (прилагане) в ограничен мабаб на възможните решения, които са определени в предишната стъпка. Изпълнението (Do) не бива да се бърка с Действието (Act), където се внедрява в практиката най-доброто възможно решение.
Целта на тестването на възможни решения е да се провери в реална обстановка и с минимални рискове как следва да се разреши проблемът. Това са своеобразни “пилотни проекти”, с които се събират данни дали желаната промяна може да се осъществи или не. Събраната информация се използва в следващата стъпка от Цикъла на Деминг.
3. Проверка
Проверката е третата стъпка от Цикъла на Деминг.
На този етап се анализират резултатите, получени от пилотното тестване на възможни решения и се преценява дали те отговарят на предварителните очаквания, дефинирани в етапа на Планиране. Така се определя дали една идея е приложима или не.
Ако нито една от идеите, които са тествани, не носи удовлетворителни резултати, работата се връща обратно в етапа на Планиране. Само когато има идея, която носи желаните резултати, се продължава към последната стъпка от Цикъла на Деминг.
Самият Деминг е предпочитал думата “Проучване” (“Study”), а не “Проверка” (“Check”) и оригиналният му модел е включвал стъпките PDSA. През 80-те години на XX век японският експерт по тотално управление на качеството Каору Ишикава променя модела, като заменя “Study” с “Check” и по този начин новата абревиатура става PDCA.
Десетина години по-късно обаче самият Деминг се дистанцира от тази промяна и акцентира на важната роля на проучването (“Study”) и ученето в хода на третата стъпка от цикъла. Именно затова на различни места Цикълът на Деминг се среща като абревиатурата PDSA.
4. Действие
Действието е последната стъпка от Цикъла на Деминг.
Тук се внедрява и изпълнява най-доброто решение, като то се формализира, т.е. превръща се в новия стандарт за работа в организацията.
Не бива да се забравя, че по принцип идеята на Цикъла на Деминг е да действа безкрайно. Това не е процес с начална и крайна дата, а е цикъл, който се повтаря отново и отново, тъй като във всяка организация нови и нови проблеми изникват всеки ден, което води и до нуждата от постоянни подобрения.
Особености на Цикъла на Деминг
Както се вижда, Цикълът на Деминг е прост и ясен модел за справяне с текущи проблеми или превенция на нови. Той изисква от хората в организацията ангажираност и съпричастност към непрекъснато подобрение в работата, без значение колко малки или незначителни подобрения се откриват.
С помощта на Цикъла на Деминг също така се пестят важни ресурси на организацията, тъй като потенциалните най-добри решения първо се тестват и преценяват спрямо очакваните крайни резултати.
Практиката показва обаче, че Цикълът на Деминг не е най-подходящият инструмент за справяне с проблеми в спешни ситуации, в които няма време. Цикълът на Деминг изисква време както за планиране, така и за тестване и проверка.
И още нещо важно – за да работи добре, Цикълът на Деминг изисква силна ангажираност от всички членове на организацията или екипа. Без всички да са на 100% посветени на нуждата от непрекъснато усъвършенстване, резултатите по-трудно биха били удовлетворителни.
В това отношение Япония е ярък пример. За по-малко от 50 години тя прави преход от държава, която произвежда евтини продукти с ниска добавена стойност към държава с висококачествено производство от възможно най-висок технологичен клас.
Това става възможно благодарение на различни фактори, като един от главните сред тях е отдадеността и съпричастността на японците към идеята за “Кайзен” – непрекъснато подобрение във всеки възможен аспект на работата, в унисон с идеите на Деминг.
В резюме
Цикълът на Деминг е непрекъснат процес от повтаряне на четири стъпки:
- Планиране;
- Изпълнение;
- Проверка;
- Действие.
Цикълът на Деминг може да се използва за справяне с най-разнообразни организационни проблеми – разработване на нови продукти, подобряване на вътрешни бизнес процеси, управление на взаимоотношения с клиенти или доставчици. Моделът може дори да се използва за разрешаването на всякакви проблеми от личния живот.
Прочети повече: Метод 8D за решаване на проблеми на Ford.